Jak zarządzać czasem – 10 technik
Czas – dla wszystkich odmierzany jest jednakowo, każdy ma do wykorzystania 24 h na dobę – nie mniej, nie więcej. Jak, w takim razie wytłumaczyć fakt, że niektórzy “mają więcej” czasu, a my ciągle żyjemy w poczuciu, że mamy go za mało?
1. Przede wszystkim sprawdź, na co tracisz swój czas – zapisz wszystkie swoje aktywności i działania w ciągu dnia.
Aby rozpocząć pracę nad zarządzaniem sobą w czasie, konieczne jest zbadanie, na co w ogóle przeznaczamy swój czas. Załóż notes, w którym przez tydzień, będziesz zapisywać wszystkie rzeczy jakie zrobiłeś w ciągu dnia – począwszy od rozmów, po analizę, tworzenie dokumentów, czy nawet myślenie nad zadaniem. Przy każdym z zadań, zapisz czas, jaki poświęciłeś na daną czynność. Na pewno zadasz teraz pytanie: Po co właściwie mam to robić? Odpowiedź jest bardzo prosta – dzięki temu zobaczysz, ile udało Ci się zrobić, ale też szybciej wyłapiesz sytuacje, na które zmarnowałeś czas. Z notatek jasno będzie też wynikać, które podjęte działania były niepotrzebne, ponieważ nie przyniosły żadnego efektu, a które wręcz przeciwnie, pozwoliły na osiągnięcie celu.
2. Zacznij planować i ustalać priorytety.
Kiedy już wiesz, na co przeznaczasz swój czas, warto zastanowić się nad planem dalszego działania. Każdy dzień powinien zakończyć się zaplanowaniem kolejnego. Dzięki temu będziesz mógł spokojnie odpoczywać, a nie zastanawiać się w środku nocy, czy na pewno o niczym nie zapomniałeś. Harmonogram działania można też przygotować rano, zanim przejdzie się do wykonywania czynności. Warto zanotować wszystkie działania, by móc przejść do kolejnego etapu – jakim jest ustalenie priorytetów. Na tym etapie z reguły pojawiają się schodki. Wg zasady Pareto 20% działań przynosi 80% wyników, stąd trzeba ustalić, które zadania są najważniejsze – i od nich rozpocząć pracę. Nie jesteś pewien, co właściwie jest priorytetem? Spokojnie – tu z pomocą przychodzi sam amerykański prezydent Eisenhower i jego słynna macierz. Dzięki niej podniesiesz swoją wydajność i efektywność. Aby macierz była skuteczna i przydatna, konieczne jest ustalenie pilności i ważności zadań.
Zanim przejdziesz do podziału zadań, zastanów się, do jakiej części powinno się je przydzielić. Jeśli masz wątpliwości, czy dane zadanie jest ważne lub pilne do zrealizowania uwzględnij następujące aspekty:
– zadania ważne: są naprawdę istotne dla osiągnięcia celu i z punktu widzenia naszych wartości, jeśli ich nie wykonamy poniesiemy jakieś straty, przynoszą pozytywny rezultat, o ile je zrealizujemy,
– zadania pilne wymagają: określenia czasu realizacji, dlatego należy się zastanowić ile czasu mamy na ich realizację i jaki jest deadline, zastanowienia się, czy faktycznie wykonanie danego zadania jest pilne, oceny konsekwencji, jakie poniesiemy, jeśli przesuniemy ich termin realizacji, określenia, czy coś zyskamy, jeśli zajmiemy się innym zadaniem.
Następnie możemy przejść do kolejnej części, czyli podziału zadań do odpowiednich ćwiartek macierzy:
I – zadania pilne i ważne
Jeśli właśnie ta ćwiartka jest wypełniona po brzegi, to niestety znajdujemy się w nieciekawej sytuacji – ponieważ ciągle będziemy mieli jakieś zadania do zrealizowania, a dodatkowo będą one w większości przypadków wiązać się z “gaszeniem pożarów”. Główną motywacją do działania jest słowo “muszę”, a to oczywiście kojarzy się jedynie z negatywnymi emocjami, ciągłym stresem, zmęczeniem i napięciem. Im dłużej przebywamy w tej ćwiartce, tym więcej problemów nam się nawarstwia.
II – zadania niepilne i ważne
Ta część matrycy jest kwintesencją skutecznego zarządzania sobą w czasie. Oznacza to, że potrafimy właściwie planować swój czas, a kwestie nieistotne eliminujemy do minimum. Dzięki temu, że zajmujemy się naprawdę ważnymi sprawami, osiągamy lepsze wyniki, a tym samym jesteśmy bardziej zadowoleni i zmotywowani do działania. Oczywiście nie ma możliwości wyeliminowania pilnych spraw, ale dzięki skupianiu się na tym, co jest ważne, ale niepilne, jesteśmy w stanie ograniczyć je do minimum.
III – zadania pilne i nieważne
Wiele osób błędnie zakłada, że zadania zapisane jako pilne i nieważne, są tak naprawdę istotne, z reguły to priorytety innych osób. Jeśli mamy takie zadania do wykonania, podchodzimy do nich z przekonaniem, że powinniśmy je zrobić. Konsekwencją zajmowania się jedynie takimi czynnościami jest narastanie frustracji i poczucia straty czasu. Jesteśmy źli, że ktoś ciągle od nas czegoś oczekuje, ale nie docenia naszego wysiłku. Tu z pomocą powinna przyjść nasza asertywność, dlatego warto nad nią popracować.
IV – zadania nieważne i niepilne
Jeśli znajdujemy się w tej ćwiartce, oznacza to, że uciekliśmy od zadań trudnych dla nas do zrealizowania, złożonych lub pracochłonnych. Szukamy innych alternatywnych sposobów działania, które nie wiążą się z odpowiedzialnością, jednak konsekwencją takiegp postępowania jest nawarstwianie się spraw pilnych i ważnych, brak osiągania rezultatów i celów, a tym samym marnowanie czasu. Zajmując się zadaniami, które nie są pilne i ważne mamy poczucie, że odpoczywamy, jednak jest to złudne, bo w efekcie końcowym tracimy cenny czas i powodujemy, że wzrasta w nas poczucie winy.
3. Określ swoje cele i monitoruj ich realizację.
Jeśli wiesz już, jakie zadanie musisz wykonać, zanim przejdziesz do działania zastanów się chwilę nad tym, jaki chcesz osiągnąć efekt końcowy. Określenie tego wyniku, będzie Twoim małym sukcesem. Drugim etapem tego kroku, jest analiza i ocena wykonanego zadania. Musisz się zastanowić, czy cel został osiągnięty w 100%. Czy pojawiły się jakieś problemy z jego realizacją? Jeśli tak, to jaka mogła być tego przyczyna. Wyciągnięcie wniosków pozwoli Ci uniknąć podobnych błędów na przyszłość, dzięki czemu wykonując podobne zadania, będziesz w stanie efektywniej wykorzystać swój czas.
4. Popracuj nad asertywnością.
Okazuje się, że wiele osób ma problem z asertywnością i nie chodzi tu jedynie o mówienie “nie”. Pracując nad ważnym zadaniem, które wymaga od nas skupienia, warto uprzedzić swoich współpracowników, że potrzebujemy chwili ciszy. Uprzedzisz tym samym sytuacje, do których z pewnością dochodzi w chwili obecnej, czyli takie, w których ktoś Ci przeszkadza, wybija z Twojego rytmu pracy. Oczywiście pracując z innymi osobami nie unikniemy momentów, że ktoś będzie od nas czegoś potrzebować, z resztą my sami, też często korzystamy z pomocy innych, dlatego warto ustalić i jasno określić warunki współpracy. Pamiętaj, że zawsze mogą się zdarzać sytuacje losowe i awaryjne, w których będzie wymagana Twoja natychmiastowa reakcja. W takim momencie warto się upewnić, czy dany problem nie może chwilę poczekać, aż uporasz się ze swoim zadaniem, bądź czy możliwa jest pomoc innej osoby.
5. Nie rób 5 rzeczy jednocześnie!
Wielozadaniowość nie jest wcale taka dobra, szczególnie nie sprawdza się w sytuacjach, które ulegają dynamicznym zmianom. Z reguły kończy się to tak, że robiąc kilka zadań na raz, nie jesteśmy w stanie skupić się na każdym z nich, a w efekcie nie kończymy żadnego. Jeśli masz stworzoną listę zadań na dany dzień, wykonuj je sukcesywnie po kolei. Jak się okazuje wykonywanie kilku zadań równocześnie, zmniejsza naszą produktywność. Skupiamy się na wielu aspektach, tracimy czas na przypominanie sobie danego zadania, na ponowne rozpoczynanie go i realizację. Od dziś postaraj się robić jedną rzecz na raz i zwróć uwagę, ile czasu udało Ci się dzięki temu zaoszczędzić.
6. Poznaj swoje “pożeracze czasu”.
Zastanów się, ile czasu poświęcasz na kawę z koleżanką, na przeglądanie stron w Internecie, media społecznościowe, czy odbieranie maili. Złodzieje czasu są wewnętrznymi i zewnętrznymi czynnikami, które obniżają efektywność wykorzystania czasu. To wszystkie te czynności, które prowadzą do tego, że nie osiągamy naszych celów i nie skupiamy się na istotnych kwestiach.
Szczególną uwagę zwróć na maile – nie musisz ich nieustannie sprawdzać! Warto wyznaczyć godziny, w których będziesz odpisywać na maile, oczywiście, jeśli pozwala Ci na to charakter pracy i nie czekasz na jakiś pilny kontakt. Nieustanne sprawdzanie maila działa rozpraszająco, przez co odrywamy się od bieżącego zadania i tracimy czas. Zapisując swoje aktywności, jakie wykonujemy w ciągu dnia, powinniśmy uczciwie podejść do sprawy i zanotować czas, jaki poświęcamy na tzw. pożeracze czasu. Dzięki temu łatwiej będzie nam kontrolować nasze działania.
7. Jeśli możesz – deleguj zadania.
Czas jest niezwykle cenny. Bywa tak, że zlecenie wykonania jakiś zadań współpracownikowi lub firmie zewnętrznej znacznie usprawni nasze działanie. Szczególnie wtedy, gdy możemy skorzystać z doświadczonych osób. Dobrze jest też wyzbyć się przekonania, że sami zrobimy wszystko najlepiej.
8. Zadbaj o porządek.
Brzmi banalnie? Wiele osób z przekonaniem powie, że lepiej pracuje się im w “artystycznym nieładzie”. Niestety tacy ludzie tkwią w błędnym przekonaniu. Chaos i bałagan zmniejsza naszą produktywność i sprawia, że tracimy czas na poszukiwanie różnych rzeczy. Nie chodzi tu jedynie o naszą przestrzeń na biurku czy w pomieszczeniu, ale też o porządek na komputerze. Na pewno szybciej zapisuje się pliki na pulpicie, ale działając w taki sposób, możemy być pewni, że już po 2-3 dniach nasz pulpit będzie zapełniony. Wystarczy od samego początku prowadzić archiwizację dokumentów, wprowadzić swój własny system prowadzenia folderów i trzymać się tych zasad. Dodatkowo, idąc na urlop, znacznie szybciej wprowadzimy w nasze zadania, osobę, która będzie nas zastępować.
9. Pracuj w swoim tempie.
Pośpiech jest złym doradcą. Chcąc zapanować nad swoim czasem, znajdź swój własny rytm pracy. Nie zawsze zrobienie czegoś szybko przynosi korzyści – może się okazać, że konieczne będzie poprawianie wykonanego zadania, a to zawsze zajmuje dwa razy więcej czasu. Nie da się zrobić wszystkiego na już! Planując harmonogram swoich działań, postaraj się racjonalnie ocenić swoje możliwości i wyznaczyć realne terminy. Zaoszczędzisz czas, ale też będziesz spokojniejszy.
10. Poznaj swój tryb działania.
Zastanów się na spokojnie, w jakich godzinach najlepiej Ci się pracuje, kiedy masz najwięcej energii i jesteś najbardziej produktywny? Nie dostaniesz tu złotej porady w stylu, że będziesz najbardziej efektywny pracując od 7 do 15. Każdy z nas jest inny, jedni wolą pracować wcześnie rano, inni wręcz przeciwnie – późnym popołudniem, a nawet w nocy. Kiedy poznasz już godziny, w których jesteś najbardziej skupiony i efektywny, będzie to sygnał, że właśnie w tym czasie, powinieneś wykonywać najtrudniejsze i najbardziej złożone zadania.
11. Korzystaj z darmowej edukacji i się ciągle rozwijaj
Jako forma szkoleniowa przygotowaliśmy dla Ciebie 3 darmowe szkolenia z rozwoju osobistego, zapisz się na dowolne z nich i edukuj się dalej:
1. Jak dobrze wypaść na rozmowie kwalifikacyjnej
