Jak pracować efektywnie – 12 sposobów

Jak pracować efektywnie to pytanie zapewne zadałeś(aś) sobie nie raz. A odpowiedź jest taka, że powinniśmy tak pracować, aby przynosiło to jak najwięcej zysków. Dlaczego efektywność jest taka ważna dla pracodawcy i dla przedsiębiorcy?

Ponieważ pozwala firmie czy zakładowi osiągnąć zamierzone cele. Jednak sama motywacja to nie wszystko! W przypadku braku założonych efektów, warto poszukać czynników, które poprawią naszą produktywność, niezależnie od działań przełożonych. Na początek:

Jak pracować efektywnie – 12 technik

1. Zadbaj o pozytywne stosunki interpersonalne w pracy.

Właściwa atmosfera w miejscu pracy, pozytywne wzajemne nastawienie pracowników do siebie i przełożonych, przekładają się bezpośrednio na nasze nastawienie do samej pracy i wpływają na naszą wydajność.

2. Dostosuj oświetlenie do charakteru wykonywanych zadań.

Prawidłowe oświetlenie nie rzuca odblasku i cienia, zapewnia optymalną widoczność i umożliwia widzenie naturalnych barw. Pobudza do pracy i zwiększa spostrzegawczość, co poprawia pewność działania. Dobre oświetlenie chroni również wzrok.

3. Dbaj o właściwe warunki mikroklimatyczne.

Częste wietrzenie pomieszczenia, odpowiednia temperatura i wilgotność wpływają na sprawność psychofizyczną i zmniejszają zmęczenie. Zbyt wysoka temperatura otoczenia powoduje spadek wydajności i koncentracji, dlatego im cięższy wysiłek, tym więcej ciepła oddajemy i powinniśmy ją obniżyć.

4. Przestrzegaj zasad BHP i pracuj zgodnie z instrukcjami.

Na efektywność naszej pracy ma wpływ hałas i drgania, jakie do nas docierają. Powodują wzrost napięcia mięśni i zmiany w mózgu. Jeśli dociera do nas za dużo decybeli, stajemy się drażliwi i bardziej zmęczeni, a to ma negatywny wpływ na dokładność i szybkość wykonywanych przez nas zadań. Każde stanowisko pracy posiada instrukcje, zalecenia, procedury postępowania, by zapewnić sobie bezpieczeństwo.

5. Optymalizuj sprawność obsługi stanowiska pracy.

Zaopatrzenie materialno-informacyjne jest niezbędne do sprawnego powiązania stanowiska z innymi. Szybki przepływ informacji, obieg dokumentów, zaopatrzenie nas w niezbędne materiały wpływa na wydajność naszej pracy, choć nie zawsze mamy na to bezpośredni wpływ.

6. Uporządkuj przestrzeń, w której pracujesz.

Zacznij od usunięcia z biurka niepotrzebnych rzeczy i przygotowania wszystkich niezbędnych materiałów i przyborów. Zaoszczędzisz czas i skupisz się na realizacji zadania, zamiast co chwila odrywać się od niego. W pobliżu miej zawsze notes do zapisywania tego, co Ci przyjdzie na myśl, a co musi zaczekać aż skończysz to, co rozpoczęte.

7. Zadbaj o dobra komunikację. ?

Szybki dostęp do informacji oraz ich przepływ pomiędzy poszczególnymi działami i stanowiskami w firmie to podstawa wydajności, zwłaszcza w dużych zakładach pracy. Im lepiej przekazane i wytłumaczone zadania, tym krótszy czas i lepsze ich wykonanie. Błędy w komunikacji znacznie obniżają lub wręcz uniemożliwiają efektywność.

8. Odetnij się od rozpraszaczy.

Wycisz telefon i Messengera, żeby nie odrywały Cię od pracy. Ciągłe spoglądanie na social media wpływa negatywnie na Twoją wydajność, podobnie jak przesiadywanie na facebooku i innych serwisach społecznościowych.

9. Znajdź swój rytm pracy. ?

Znajdź swój naturalny rytm pracy i wykorzystaj go do planowania zadań.
Nasza efektywność nie jest stała — w ciągu dnia przechodzimy przez naturalne cykle energii. Psychologia pracy określa je jako rytmy ultradialne (90–120 minut koncentracji / 15–30 minut regeneracji). Ignorowanie tego prowadzi do spadku jakości pracy, wzrostu stresu i błędów. Badania Sleep Foundation (2023) oraz Harvard Medical School (2024) potwierdzają, że osoby pracujące zgodnie z własnym rytmem biologicznym zwiększają produktywność od 18% do nawet 32%.

Warto poznać swój chronotyp, czyli biologiczną predyspozycję do aktywności o określonych porach:

• „Skowronki” – najwyższa koncentracja rano (7:00–12:00),
• „Niedźwiedzie” – najlepsza forma 10:00–15:00 (większość populacji),
• „Wilki” – szczyt mentalny po południu lub wieczorem (14:00–22:00),
• „Delfiny” – krótkie, intensywne okresy skupienia + większa podatność na rozproszenia.

Zamiast pracować „pod zegar” narzucony przez szefa, organizację czy kulturę pracy — zacznij układać dzień w zgodzie ze sobą. To nie jest lenistwo. To jest higiena produktywności.

Jak wdrożyć to w praktyce?

• Zaplanuj zadania kreatywne / strategiczne w godzinach najwyższej koncentracji.
• Prace rutynowe (maile, raporty, uzupełnianie systemów) realizuj, gdy forma spada.
• Testuj bloki pracy: 50 min pracy + 10 min przerwy albo 90 + 20 (zgodnie z rytmami ultradialnymi).
• Na czarne punkty dnia (czas spadku energii około 13–15) zaplanuj zadania „lekkie”: porządkowanie notesu, aktualizacja kalendarza, planowanie dnia następnego.
• Jeśli możesz — jedz lunch dopiero po wykonaniu głównego zadania dnia. Mózg nagradza Cię dopaminą, budując nawyk sukcesu.

To działa, bo zamiast walczyć ze sobą — pracujesz w harmonii ze swoim ciałem i mózgiem.
Nie zmuszaj się do turbo produktywności o porach, gdy organizm domaga się odpoczynku. To walka bez sensu — jak bieganie pod górę z obciążeniem. Lepiej wykorzystać zbocze, które pomaga Ci biec szybciej.

„Efektywność nie polega na robieniu więcej.
Efektywność polega na robieniu właściwych rzeczy we właściwym czasie.”