Zasady pracy w grupie – 10 wskazówek
Pracując nad większym projektem, często robimy to w grupach. Ustalenie kontraktu ze szczegółowym opracowaniem zasad, które będą obowiązywały jednakowo wszystkich członków zespołu, stanowi zatem podstawowy i pierwszy warunek powodzenia przedsięwzięcia, nad jakim przyjdzie pracować teamowi.
Zasady pracy w grupie – Podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę zanim przystąpimy do właściwej realizacji planu.
1. Jasno sformułuj cel działania.
Cel to ostateczny punkt, do którego będą zmierzały prace zespołu. Powinien być określony w sposób jasny, precyzyjny i zrozumiały dla wszystkich, aby nikt nie miał wątpliwości dokąd doprowadzą wszystkie wykonywane zadania. Im lepiej go sformułujemy, tym mamy większe szanse uniknąć zbędnych napięć i nieporozumień oraz wszelkich wrogich uczuć wśród osób pracujących dla wspólnego dobra. Jasno sformułowany cel i sposób jego realizacji wpływają pozytywnie na większe zaangażowanie każdego członka zespołu.
2. Zadbaj o właściwą komunikację interpersonalną.
Dobra komunikacja ułatwia pełne wzajemne wykorzystanie wiedzy i doświadczenia każdej osoby w grupie. Dzięki niej analizujemy, podejmujemy decyzje oraz koordynujemy zlecone prace. Wewnętrzne porozumiewanie się umożliwia rozpoznawanie oraz rozwiązywanie ewentualnych wewnętrznych problemów, co znacząco zapobiega powstawaniu głębokich konfliktów i podziałów wewnątrz grupy. Pamiętajmy też, że komunikacja to nie tylko mówienie, ale również aktywne słuchanie każdego członka zespołu bez faworyzowania kogokolwiek.
Prawidłowa komunikacja buduje pozytywną atmosferę, sprawiając, że wszyscy czują się komfortowo, sprawnie działają, swobodnie wyrażają poglądy i opinie, nie ograniczają swojej kreatywności, bo wiedzą, że nie zostaną wyśmiani za zgłaszane pomysły.
3. Sumiennie wykonuj powierzone Ci zadania.
Sumienność to jeden z obowiązków pracownika zapisany w Kodeksie pracy. Dokładne, rzetelne i solidne wywiązywanie się z tego, co nam powierzono, daje gwarancję terminowego ukończenia projektu. Musimy mieć świadomość, że każdorazowe opóźnienie z naszej strony, skutkuje psuciem efektów działań innej osoby, bo praca w grupie przypomina zespół naczyń połączonych.
4. Buduj atmosferę zaufania wśród członków grupy.
Efektywne zespoły ufają sobie nawzajem. Nie boją się dyskusji na temat własnych słabości, błędów, obaw czy zachowania. Wobec innych są otwarte i nie stosują barier ochronnych. Zadbaj, by nikt nie dążył do utrzymania niezależności lub zamykał się na problemy grupowe.
Powinieneś poważnie zastanowić się, co zrobić, jeśli pojawią się niepokojące symptomy, takie jak: niechęć w proszeniu lub udzielaniu pomocy przez poszczególne osoby, pochopne wyciąganie wniosków w dyskusjach. Brak korzystania z doświadczenia i umiejętności innych osób, unikanie lub nielubienie wspólnych spotkań.
Wszelkie zachowania, noszące znamiona indywidualizmu w pracy grupowej, nie mogą być dopuszczone, gdyż będą zagrażały pracom i realizacji celów całego zespołu, a przecież na tym nikomu nie będzie zależało.
5. Określ wspólne wartości.
Do najważniejszych zaliczamy: punktualność, sumienność, odpowiedzialność, uczciwość. Cały zespół musi respektować ich przestrzeganie, aby wykonać pozytywnie zadanie, jakie mu zostanie powierzone.
6. Wspólnie wybierzcie przywódcę.
Idealnie byłoby, gdyby wybór był jednomyślny, bo wszyscy chętnie współpracowaliby z nim, jednak w rzeczywistości taki scenariusz wydaje się mało prawdopodobny. Lider pokieruje pracami grupy i zapewni jej członkom zasoby niezbędne do pracy i terminowego rozliczenia się z zakresu zadań. Jednocześnie to on poniesie odpowiedzialność za funkcjonowanie Waszego zespołu.
7. Skutecznie podzielcie obowiązki.
W efektywności pracy zespołowej podział obowiązków ma kluczowe znaczenie dla działania. Jasny i klarowny przydział zadań do wykonania dla poszczególnych członków pomaga w osiągnięciu zamierzonego celu.
Nie zapominaj, że każdy członek musi otrzymać przydział obowiązków, z których zostanie rozliczony w terminach, jakie ustalicie. Zadania dostosowujemy do umiejętności, wiedzy oraz doświadczenia i kompetencji poszczególnych osób z grupy. Nie należy polegać na losowym przydziale, a delegując zadania, warto to robić podczas wspólnego spotkania, aby uwzględnić możliwość zamiany.
Nie zapominaj o predyspozycjach mocnych stronach oraz zainteresowaniach każdego z Was – praca z pasją jest bardziej efektywna, niż ślęczenie nad nudnym zadaniem. Dobrze byłoby, gdyby nałożone obowiązki umożliwiały każdemu rozwój umiejętności i dawały szansę na wykazanie się przed pozostałymi członkami grupy.
8. Dokumentujcie spotkania i postępy Waszej pracy.
W projekcie zespołowym warto nie pomijać raportowania, notowania wspólnych ustaleń i zapisywania wniosków.
Pamięć ludzka bywa zawodna, a tego typu praktyki sprawdzą się nie tylko przy rozliczaniu członków grupy. Z postępów, jakie poczynili, ale także na wypadek zdarzenia losowego, jakim jest np. czyjaś nagła choroba. Konieczność wprowadzenia nowej osoby do projektu lub przydzielenia jej zadań, będzie łatwiejsza do przeprowadzenia, jeśli będziecie posiadać notatki.
Oczywiście wybór sposobu dokumentacji, jak i cząstkowe terminy jego realizacji, powinny zostać ustalone już na pierwszym spotkaniu, aby nikt nie był zaskoczony.
9. Motywujcie się wzajemnie.
Każdy członek zespołu pełni w nim odpowiednią funkcję i rolę. Możecie i powinniście wzajemnie się inspirować oraz motywować, zwłaszcza w trudnych momentach. Dzięki temu dążenie do celu i osiąganie doskonałych wyników będzie zdecydowanie efektywniejsze i szybsze.
10. Integruj zespół.
Bądź z zespołem nie tylko w pracy. Przygotuj plan działań społecznych w czasie wolnym i zachęć wszystkich do zaangażowania się w jego realizację. Mogą to być odwiedziny w DPSie, domu dziecka, pomoc w schronisku dla zwierząt, czy organizacja świątecznych paczek dla samotnych matek. Co jakiś czas możecie po pracy wyjść na kawę lub kręgle, albo wyjechać na wycieczkę lub weekend integracyjny. Wszystko, co buduje jedność zespołu poprzez zacieśnianie więzi emocjonalnych, przyniesie wymierne korzyści w pracy. Zaproponowane zasady pracy w grupie mają pomóc w realizacji wspólnych celów i zadań, zatem warto wprowadzić je jak najszybciej.
